Sponsoren für eure Abizeitung finden: So klappt euer Anschreiben.
So klappt euer Anschreiben für Sponsoren
Abiball, Abizeitung, Hoodies, Mottowoche – spätestens bei der Planung des Abiturs merkt man ziemlich schnell: Abi kann ganz schön teuer werden.
Sponsoren können euch dabei helfen, eure Abikasse aufzubessern. Viele lokale Unternehmen unterstützen Abschlussjahrgänge gerne – vorausgesetzt, ihr fragt richtig an.
Aber wie schreibt man Unternehmen eigentlich an? Was gehört in eine Sponsorenanfrage und wie überzeugt ihr jemanden davon, ausgerechnet euren Jahrgang zu unterstützen?
Wir zeigen euch, wie es geht.
Wieso braucht man Sponsoren?
Mit Sponsoring könnt ihr einen Teil eurer Abikosten finanzieren, ohne dass jede Person aus dem Jahrgang noch mehr einzahlen muss.
Besonders interessant sind Unternehmen aus eurer Umgebung. Dazu gehören zum Beispiel:
• Fahrschulen
• Restaurants, Cafés und Bars
• Fitnessstudios
• Banken und Versicherungen
• lokale Geschäfte
• Friseure
• Unternehmen, bei denen Eltern oder Verwandte arbeiten
• größere Unternehmen aus eurer Region
Überlegt dabei auch, welche Unternehmen Interesse daran haben könnten, gerade junge Menschen zu erreichen.
Denn Sponsoring sollte im besten Fall für beide Seiten einen Vorteil bieten.
Sponsoring ist keine Spende
Einer der wichtigsten Punkte für euer Anschreiben: Ihr bittet nicht einfach nur um Geld.
Ihr bietet dem Unternehmen im Gegenzug Aufmerksamkeit und Werbefläche.
Das kann beispielsweise sein:
• eine Anzeige in der Abizeitung
• das Logo auf euren Abishirts
• Werbung beim Abiball
• eine Erwähnung auf eurem Abi-Instagram-Account
• das Logo auf Plakaten oder Bannern
• eine Kombination aus mehreren Werbemöglichkeiten
Je konkreter ihr erklären könnt, was der Sponsor für sein Geld bekommt, desto professioneller wirkt eure Anfrage.
Der richtige Ansprechpartner/ Die richtige Ansprechpartnerin
„Sehr geehrte Damen und Herren“ funktioniert – persönlich ist aber besser.
Versucht deshalb herauszufinden, wer für Marketing, Kooperationen oder die Geschäftsführung zuständig ist. Gerade bei kleineren lokalen Unternehmen findet ihr Ansprechpartner häufig direkt auf der Website.
Noch besser: Vielleicht kennt jemand aus eurem Jahrgang die Inhaberin eines Cafés, arbeitet selbst in einem Unternehmen oder hat über die Eltern einen Kontakt.
Nutzt eure Kontakte!
Eine persönliche Verbindung erhöht die Wahrscheinlichkeit einer Antwort meistens deutlich.
Die Betreffzeile
Unternehmen bekommen täglich zahlreiche E-Mails. Eure Anfrage sollte deshalb schon im Betreff verständlich sein.
Zum Beispiel:
Sponsoring-Anfrage des Abiturjahrgangs 2027 – [Name eurer Schule]
oder etwas kürzer:
Unterstützen Sie unseren Abiturjahrgang 2027
Damit weiß die Person hinter dem Postfach sofort, worum es geht.
Der Einstieg
Euer Anschreiben braucht keine halbe Seite Einleitung.
Stellt euch kurz vor:
Wer seid ihr? Von welcher Schule kommt ihr? Wann macht ihr Abitur?
Zum Beispiel:
"Wir sind der Abiturjahrgang 2027 des Muster-Gymnasiums in Essen und befinden uns aktuell mitten in den Vorbereitungen für unseren Abschluss."
Damit ist der wichtigste Kontext bereits geklärt.
Erklärt, wofür ihr genau Unterstützung sucht
Eine Abifeier ist teuer. Das weiß jeder. Trotzdem solltet ihr kurz erklären, wofür genau ihr Sponsoren benötigt.
Geht es um euren Abiball? Die Abizeitung? Eure gesamte Abikasse?
Je konkreter eure Anfrage ist, desto nachvollziehbarer wird sie und desto höher stehen eure Chancen, eine positive Rückmeldung zu erhalten. Jedes unternehmen möchte schließlich wissen, wo genau Ihr Geld fließt.
Statt einfach zu schreiben:
"Wir brauchen noch Geld für unser Abi."
klingt beispielsweise:
"Um Veranstaltungen wie unseren Abiball und weitere gemeinsame Aktionen finanzieren zu können, suchen wir aktuell nach Unternehmen aus der Region, die unseren Jahrgang als Sponsor unterstützen möchten."
deutlich professioneller.
Was hat das Unternehmen davon?
Jetzt kommt der entscheidende Teil.
Erklärt, welche Gegenleistung ihr anbieten könnt.
Zum Beispiel:
"Als Gegenleistung bieten wir Ihnen die Möglichkeit, Ihr Unternehmen mit einer Anzeige in unserer Abizeitung zu präsentieren, die an Schülerinnen und Schüler, Eltern, Lehrkräfte und weitere Gäste verteilt wird."
Noch besser ist es, wenn ihr konkrete Zahlen nennen könnt:
Wie viele Abizeitungen werden gedruckt? Wie viele Gäste kommen zum Abiball? Wie groß ist eure Social-Media-Reichweite?
„Ihre Anzeige erreicht rund 800 Leserinnen und Leser“ ist für ein Unternehmen deutlich greifbarer als „Viele Menschen werden Ihre Werbung sehen“.
Bietet verschiedene Sponsoring-Varienten
Ihr könnt Unternehmen die Entscheidung zusätzlich erleichtern, indem ihr verschiedene Pakete anbietet.
Zum Beispiel:
Bronze – 50 €
Kleine Anzeige in der Abizeitung
Silber – 100 €
Größere Anzeige + Logo auf eurer Sponsoren-Seite
Gold – 200 €
Große Anzeige + Logo beim Abiball + Social-Media-Erwähnung
Die Beträge und Leistungen könnt ihr natürlich an euren Jahrgang anpassen.
Der Vorteil: Ein Unternehmen muss nicht erst überlegen, wie viel es geben soll, sondern kann direkt eine passende Option auswählen.
Persönlich statt Copy&Paste
Natürlich müsst ihr nicht für 50 Unternehmen 50 komplett neue E-Mails schreiben.
Ein bisschen Personalisierung lohnt sich aber.
Gerade bei lokalen Unternehmen könnt ihr beispielsweise schreiben:
"Da Ihr Unternehmen seit vielen Jahren in unserer Stadt vertreten ist, würden wir uns besonders freuen, Sie als lokalen Partner unseres Abiturjahrgangs gewinnen zu können."
Vermeidet dagegen Sätze, die offensichtlich aus einer Massenmail stammen.
Und ganz wichtig: Kontrolliert vor dem Abschicken den Unternehmensnamen. „Sehr geehrtes Team von Firma A“ an Firma B zu schicken, macht keinen besonders guten ersten Eindruck.
Haltet euch kurz
Euer Anschreiben sollte keine Bewerbung für euren Traumjob werden.
Unternehmen müssen innerhalb weniger Sekunden verstehen:
– Wer seid ihr?
– Was wollt ihr?
– Wofür braucht ihr es?
– Was bietet ihr dafür?
– Wie kann man euch erreichen?
Wenn ihr dafür drei Seiten benötigt, ist eure Anfrage wahrscheinlich zu lang.
Keine Antwort? Fragt nochmal nach!
Ihr habt vor zwei Wochen eine E-Mail verschickt und noch nichts gehört?
Das bedeutet nicht automatisch eine Absage.
Gerade kleinere Unternehmen haben häufig keine eigene Marketingabteilung und E-Mails können im Alltag untergehen.
Fragt deshalb nach etwa ein bis zwei Wochen freundlich nach. Ein kurzer Anruf kann teilweise sogar erfolgreicher sein als eine zweite Mail.
Bleibt dabei aber freundlich und akzeptiert natürlich auch ein Nein.
Muster für euer Sponsoren-Anschreiben
So könnte eure Anfrage aussehen:
Betreff: Sponsoring-Anfrage des Abiturjahrgangs 2027 – Muster-Gymnasium
Sehr geehrte Frau Mustermann,
wir sind der Abiturjahrgang 2027 des Muster-Gymnasiums in Essen und befinden uns aktuell mitten in den Vorbereitungen für unseren Schulabschluss.
Um unter anderem unseren Abiball und weitere gemeinsame Aktionen rund um unser Abitur finanzieren zu können, sind wir auf der Suche nach Unternehmen, die unseren Jahrgang als Sponsor unterstützen möchten.
Im Gegenzug bieten wir Ihnen verschiedene Möglichkeiten, Ihr Unternehmen bei Schülerinnen und Schülern, Eltern, Lehrkräften und Gästen zu präsentieren – beispielsweise durch eine Anzeige in unserer Abizeitung oder eine Platzierung Ihres Logos bei unserem Abiball.
Eine Übersicht unserer Sponsoring-Möglichkeiten und Preise finden Sie im Anhang.
Wir würden uns sehr freuen, Sie als Sponsor unseres Abiturjahrgangs gewinnen zu können. Bei Fragen oder Interesse stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
Euer Sponsoring-Team
Abiturjahrgang 2027
Macht es den Unternehmen so einfach wie möglich!
Je weniger Aufwand ein Unternehmen mit eurem Sponsoring hat, desto besser.
Schickt deshalb am besten direkt eine übersichtliche PDF mit euren Sponsoring-Paketen mit. Darin können Preise, Werbemöglichkeiten, Reichweite, Ansprechpartner und Kontaktdaten stehen.
Wenn sich ein Unternehmen meldet, antwortet außerdem möglichst schnell und zuverlässig. Schließlich seid ihr in diesem Moment nicht nur Schülerinnen und Schüler, sondern gewissermaßen die Ansprechpartner eures gesamten Jahrgangs.
Unser Tipp: Der Zeitpunkt ist wichtig!!
Besonders größere Unternehmen haben eine jhrliche Budgetplanung. Diese wird meistens ungefähr im September festgelegt. Danach ist dann das Budget des Unternehmens für ein Jahr festgelegt. Für ein paar hundert Euro haben die meisten zwar trotzdem Puffer, allerdings wäre es natürlich des Planens wegen einfacher, wenn euer Sponsoring bei der Budget-Planung direkt berücksichtigt wird.
Die Sommerferien ist also der perfekte Zeitpunkt, eure Sponsoranfragen herauszuschicken. So habt ihr bessere Chancen und habt auch genug Zeit anstatt das Ganze zwischen. Hausaufgaben, Klausurenstress o.ä. erledigen zu müssen!
